Кейс: Как мы исключаем ошибки в управлении проектами с помощью ИИ-агента для проджект-менеджеров

Реализация любого проекта всегда сопряжена с человеческим фактором. Это аксиома.

Факапы происходят и при строительстве домов, и при проведении операций хирургом, и в нашей сфере при разработке сайтов и веб-приложений. Просто потому что все эти проекты выполняются живыми людьми (пока что).

У людей бывает разные:

• самочувствие
• настроение
• фоновый информационный шум
• степень усталости
• нагрузка в моменте
• взаимоотношения в команде и другие факторы, которые так или иначе влияют на финальный результат.

А еще люди болеют и ходят в отпуск, и работа с проектом при этом не должна прерываться и идти штатно.

При всем при этом заказчик ждет качественный продукт, в срок, в согласованный бюджет, желательно с проактивным подходом и вовлеченностью команды, с приятным взаимодействием с проджект-менеджером.

Как же снизить влияние человеческого фактора на процесс управления проектами в работе с разработкой сайтами и веб-приложениями?

Здесь нам на помощь пришли нейросети.

Давайте расскажу, что мы внедрили и как это повлияло на процесс и результат.

Исходные данные для организации работы

1. 3 проджект-менеджера и около 30 проектов в работе одномоментно
2. Битрикс24 для работы с командой разработки: управление проектами, задачами, ресурсами

   

   

   

3. Дашборд в Google Looker Studio для мониторинга ресурсов (выделенное и затраченное время в разрезе проектов, проджект-менеджеров, технических специалистов)

   

   

   

4. Телеграм-чаты как официальный канал общения с клиентами (согласование результатов работы, обмен материалами, решение операционных вопросов)

   

Кроме этого по утрам команда полным составом собирается на 15тиминутные дейлики для обсуждения приоритетов и задач на день, а также дважды в неделю на часовые встречи для обсуждения как проектов, так и глобальных вопросов (развитие стека, инструменты, взаимодействие, вопросы по проектам, обучение и т. д.)

Эта система уже давала нам отличную точность в работе. Но хотелось получить еще большую отказоустойчивость, снизив в ней именно влияние человеческого фактора: забыл ответить клиенту, не поставил задачу, слишком долго делал задачу и т. д.

А также добавить подстаховку на случай больничных и отпусков, чтобы заменяющий менеджер мог быстро разобраться и включиться в работу.

Мы поняли, что нам нужен помощник, который будет объединять все составляющие нашего процесса проджект-менеджмента в одном месте и сигнализировать о выходящих за рамки нормы показателях.

Реализация ИИ-агента для проджект-менеджеров

ИИ-агента создавали собственными силами.

Проджект-менеджеры выступали в роли заказчиков, а бэкэнд разработчик (спасибо, Валик!) собирал всю систему в рабочий прототип.

Работали на базе популярной платформы для создания ИИ-агентов n8n. Она позволяет программировать процесс как промптами, так и подключаться к другим системам по API, собирать и агрегировать данные.

В нашем случае мы объединили три источника данных:

1. проекты и задачи из Битрикс24
2. переписки с клиентами из Телеграм
3. запланированные и используемые ресурсы из Дашборда

Технические детали создания ИИ-агента

Основной процесс

1. **Telegram Trigger** → получение сообщений
2. **Chat Filter** → фильтрация по whitelist (3 группы чатов)
3. **Normalize** → нормализация данных
4. **MySQL Insert** → сохранение в БД:
   • `tg_users` - пользователи
   • `tg_chats` - чаты
   • `tg_members` - членство
   • `tg_messages` - сообщения
   • `tg_entities` - entities (mentions, links)
   • `tg_files` + `tg_message_files` - медиафайлы
   • `search_index` - поисковый индекс

Дополнительно

1. Обработка всех размеров фото
2. Сохранение медиа на диск `/data/{chat_id}/`

Основной процесс

1. **Telegram Trigger** → получение входящих сообщений
2. **TG: Middleware** → предобработка сообщений
3. **VoiceToText** → конвертация голосовых сообщений в текст
4. **Function: Keyword Gate** → быстрая предварительная классификация по ключевым словам
5. **IF: Intent already set?** → проверка уверенности классификации (≥0.85)
   • Высокая уверенность → переход к Switch
   • Низкая уверенность → отправка в OpenAI Router
6. **Merge** → объединение результатов
7. **Function: Validate & Merge** → валидация и формирование итогового JSON
8. **Switch** → маршрутизация по intent

Классификация запросов

Keyword Gate (Fast Path)

Жёсткие правила для команд и паттернов:

• `/time` → intent: time (трекинг времени)
• `/chats` → intent: chats (поиск в переписках)
• `/domen` → intent: domen (проверка доменов)
• Семантический анализ текста с подсчётом весов паттернов

OpenAI Router (Fallback)

GPT-4 Mini для сложных/неоднозначных запросов:

• Temperature: 0 (детерминированность)
• Max tokens: 200
• Возврат строгого JSON без markdown

Маршрутизация (Switch)

1. time → Execute Workflow: Time Q&A

   Запросы о времени/трекинге:

   • Entities: project, date_range, time_amount
   • Примеры: «сколько часов за неделю», «время по проекту X»

2. chats → Execute Workflow: Chats Q&A

   Поиск в переписках:

   • Entities: user, chat_id, date, query
   • Примеры: «что писал Иван вчера», «сообщения в канале X»

3. domen → Execute Workflow: Domen

   Проверка доменов:

   • Entities: domain
   • Примеры: «проверь домен site.com», «срок SSL-сертификата»

4. unknown → Send Error Message

   Отправка в Telegram: «Извините, не могу определить тип запроса»

Особенности

1. Двухступенчатая классификация: быстрая (regex) + глубокая (LLM)
2. Приоритет команд: `/time`, `/chats`, `/domen` всегда имеют confidence = 0.99
3. Контекстный анализ: учёт упоминаний пользователей, проектов, временных периодов
4. Graceful degradation: при неопределённости → OpenAI → fallback на «unknown»
5. Поддержка голоса: автоматическая транскрибация через VoiceToText

Основной процесс

1. **Trigger 9:00 AM** - запуск каждый будний день в 09:01
2. **Config: Params** - установка параметров (список PM, текущий месяц/год)

Сбор данных по проектам

3. **Timesheet Hours by Project Planning** - плановые часы по проектам
4. **Timesheet Hours by Project** - фактически затреканные часы
5. **Project Questions Tracker** - трекер вопросов клиентов по проектам
6. **Last Activity by Project** - последняя активность с клиентом

Сбор данных по задачам

7. **Code: Init PMs** - инициализация списка PM с ID
8. **Get tasks for deadline (expired)** - просроченные задачи из B24
9. **Get tasks for deadline (today)** - задачи на сегодня из B24

Обработка и объединение

10. **Merge: Planned + Tracked** - объединение плановых и фактических часов
11. **Code: Join PM metrics** - расчёт метрик (план/факт, остаток, процент, индикаторы)
12. **MergeMetrics** - объединение метрик, вопросов и активности
13. **CodeClient** - добавление client_communication и questions в проекты
14. **Merge Final** - финальное объединение проектов и задач

Формирование и отправка отчётов

15. **Code** - генерация сообщений для каждого PM с разделами: проекты (план/факт), вопросы клиентов, проекты без коммуникации >6 дней, просроченные задачи, задачи на сегодня, сводка для руководства
16. **Send per-PM** - отправка в Telegram (HTML-разметка, автоматическое разбиение длинных сообщений, лимит 3800 символов)

Особенности

• Форматирование чисел с запятой как разделителем
• Индикаторы статуса: зеленый <50%, желтый 50−100%, красный >100%
• Сортировка проектов по затреканным часам
• Парсинг вопросов формата (Автор) — «Текст»
• Безопасный чанкинг с закрытием pre тегов

Далее мы подключили бота во все чаты с клиентами:

После этого настроили ежедневные отчеты для проджект-менеджеров:

Проджект менеджер теперь начинает свой день с изучения:

• остатка ресурсов по проектам
• вопросов, которые остались без ответа в телеграм (как со стороны клиента, так и со стороны проджект менеджера)
• списка чатов, в которых не было коммуникации более 6 дней (это знак, что пора дать клиенту статус по проекту)
• списка задач с дедлайном на сегодня (задачи, которые необходимо выполнить проджект менеджеру либо которые он делегировал технической команде)
• списка просроченных задач

Кроме этого бот в телеграме может отвечать на разнообразные вопросы и давать статус по проектам.

Как это помогает нам и нашим клиентам

• Краткосрочно планировать задачи на 1−2 дня вперед, расставляя приоритеты
• Минимизировать влияние человеческого фактора — даже при больничных или отпусках менеджеров заменяющий специалист может быстро понять текущие процессы
• Повышать предсказуемость проектов — все пожелания и договоренности сохраняются и учтены в процессе
• Обеспечить строгий контроль выполнения задач — бот автоматически напомнит, если задача просрочена или нужна коррекция
• Выстраивать отношения с клиентами — бот может помогать строить коммуникацию с учетом психотипа клиента, делая взаимодействие комфортным для обеих сторон

Около месяца мы уже работаем с использованием этого ИИ-агента и чат-бота.

И вот первые отзывы от проджект менеджеров:

Эти технологии не просто упрощают жизнь проджект менеджерам, но и повышают доверие со стороны клиентов.

А когда клиент уверен, что его проект под контролем, и все нюансы учтены, то и процесс идет приятнее для всех сторон. Довольные клиенты возвращаются к нам с новыми проектами и идеями, а также рекомендуют нас своим коллегам и знакомым.

Поэтому мы продолжим вкладывать ресурсы в собственные инструменты и продукты для автоматизации и повышения эффективности наших услуг.

Если вы хотите обеспечить стабильную работу проекта без сбоев, доверьтесь нам. С нами ваш проект всегда будет под контролем — без сюрпризов и в срок.

Получить консультацию!