.png "Техника 4D: как не утонуть в задачах?")
У многих бывали завалы на работе. Это довольно стрессовое мероприятие: спешка, мокрые ладошки, тревога и злость дотошно курируют твою работу. Нужно срочно закрыть 9 задач до 15:00 (на часах 15:39). Еще и принтер зажевал бумагу — все против тебя.
В этой статье мы не будем выяснять, как до этого дошло.
Причин может быть много: от погрешности в оценке затрат времени на задачу до «мы знаем, что у тебя плотный график,
но это очень важная задача на пять минут» (спойлер: она будет не на 5 минут).
В этой статье мы обсудим технику безопасности в этой экстренной ситуации.
Итак
Это Олег Кумедев, и он попал в эту заварушку. Был обычный четверг. Ничего не подразумевающий Олег со знанием дела плыл по реке задач.
Спокойную рутину разрушила одна очень-очень неожиданная задача.
И вот, тот переломный момент, когда всё пошло не так. Все планы Олега потерпели крах.
Срок задач истекает, постановщики негодуют, клиентов корёжит.
Наш герой принял бедовость ситуации, сделал дыхательные упражнения и засучил рукава.
Да, теперь можем переходить к делу.
Олег в борьбе с завалами использует простейшую технику 4D:
DELETE > DELAY > DELEGATE > DO IT
1. Удалить (Delete)
Первым делом избавься от ненужного.
Просмотри все задачи и вычеркни те, которые не приносят пользы или не являются срочными.
Это сразу освободит время и снизит уровень стресса.
2. Делегировать (Delegate)
Передай то, что могут сделать другие.
Определи задачи, которые можно поручить коллегам, подчинённым или даже автоматизировать.
Это разгрузит тебя и позволит сосредоточиться на самом важном.
3. Отложить (Delay)
Перенеси несрочные, но важные задачи.
Задачи, которые не горят, но всё же важны, можно запланировать на потом.
Это поможет сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас.
4. Сделать (Do)
Выполни то, что осталось.
Теперь у тебя остались только срочные и важные задачи. Сосредоточься на них и выполни их как можно быстрее.
Это поможет быстро разгрести завал и вернуть контроль над ситуацией.
В обратной последовательности эта техника поддерживает дела в порядке:
DO IT > DELEGATE > DELAY > DELETE
1. Сделать (Do)
Если задача занимает всего несколько минут, сделай её сразу.
Это помогает быстро разгрузить список дел и создать ощущение прогресса. Например, ответить на короткое письмо или сделать звонок.
2. Отложить (Delay)
Если задача важная, но не срочная, её можно отложить на более подходящее время.
Просто запиши её в календарь или список дел, чтобы вернуться к ней позже. Например, новая идея проекта или запрос от коллеги, который можно выполнить завтра.
3. Делегировать (Delegate)
Если задача важная, но её может выполнить кто-то другой, передай её кому-то ещё.
Это освобождает твоё время для более важных или специализированных задач. Например, поручить коллеге подготовить отчёт или организовать встречу.
4. Удалить (Delete)
Если задача не важная и не приносит пользы, просто удали её из списка.
Это помогает избавиться от ненужной нагрузки. Например, отказаться от непродуктивных встреч или не отвечать на ненужные письма.
Так что там с Олегом?
Так вот
1. DELETE — удалить
Первое, что уверено делает Олег — избавляется от бесперспективных задач, которые только занимают место и отвлекают от основных очагов аврала.
Руководить своим временем значит иногда жертвовать чем-то ради чего-то.
2. DELAY — откладывай
Олег откладывает задачи с меньшим приоритетом в пользу горящих задач. Важно знать, что Олег с полной ответственностью перенес дедлайн на время, когда точно сможет все сделать.
Когда весь этот цирк закончится, а брешь залатается — лодку надо бы подкрасить, но сейчас.
3. DELEGATE — делегируй
Олег делегирует то, что возможно делегировать, а еще он не боится просить помощи у коллег, когда ситуация того требует.
Коллеги Олега героически спешат на помощь.
4. DO IT — делай
Вот теперь, когда Олег прошёл все три этапа и добрался до самого корня проблемы, где только его опыт и сверхнавыки могут исправить ситуацию — тут начинается плотная профессиональная работа!
Техникой 4D можно пользоваться как во время завала так и когда завала нет.
Мы разобрали на примере Олега, как ее использовать. Надеюсь, ваши реки задач будут всегда размеренными!
Попутного ветра!
Вещи, которые внезапно и не очень реалистично появились у Олега
в процессе передряги:
(кроме гигантской пробки в реке задач — это реально было)
Все
Почитать про то, как не выгорать на работке вот тут!
Надеемся, что статья была для вас полезной и полученная информация поможет вам в будущем. А ещё мы будем рады помочь вам в вопросах SEO-продвижения, рекламы в интернете, разработки сайтов и запуска продаж на маркетплейсах. Оставляйте заявку ниже:
